3.4 – Funciones de la empresa

En este post vamos a hablar de las funciones de la empresa. Por tanto, hablaremos de la organización formal y informal dentro de la empresa, así como de la capacidad de liderazgo.

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Apuntes:

Introducción

El proceso administrativo es el conjunto de funciones y actividades que efectúa la administración de la empresa, orientadas a lograr los objetivos. Para conseguirlo son esenciales las funciones de administración, que hacen referencia a las actividades realizadas por los directivos de la empresa. 

Por tanto, la administración (representada por los gerentes de la empresa) ejecuta las funciones administrativas, que se dividen en la fase mecánica (planificación y organización) y en la fase dinámica (gestión o dirección y control).

Desarrollo

Función de planificación

La función de planificación consiste en fijar los objetivos empresariales y las estrategias necesarias para alcanzarlos, además de definir las políticas de la empresa y establecer criterios de decisión. Para realizar una buena planificación, es necesario analizar la situación inicial y detectar las oportunidades existentes. Después, se establece el objetivo que ser quiere alcanzar y las diferentes formas de hacerlo. A continuación, se analizan las fortalezas y debilidades de cada alternativa y se eligen las mejores. Finalmente, se controlan y determinan los improvistos que pueden producirse.

Objetivos

Los objetivos establecidos deben ser realistas y deben establecerse prioridades, teniendo en cuenta el coste de oportunidad. Además, deben alcanzarse con el menor número de consecuencias imprevistas y un costo mínimo.

Los planes pueden clasificarse según el alcance o la amplitud: fin o propósito, objetivos, estrategias, políticas, procedimientos, reglas y presupuestos; según el alcance temporal: planes a largo, medio y corto plazo; y según la funcionalidad: área comercial, producción, inversión y financiación, y recursos humanos.

Función de organización

La función se organización es aquella que tiene como finalidad diseñar una estructura en la que se definan todas las tareas que debe realizar cada persona dentro de la empresa, además de su responsabilidad y autoridad en esta. Debe llevarse a cabo una vez realizada la función de planificación.

Para diseñar un buen sistema de organización, es necesario determinar la jerarquía de los mandos y los objetivos destinados a cada nivel de mando, establecer canales de autoridad y caminos verticales (ascendentes y descensos) y horizontales.

Organización formal

Por un lado, encontramos la organización formal, que se define como la estructura intencional definida e identificada en la que la empresa coloca cada uno de sus elementos, teniendo en cuenta los lugares más convenientes. Para que la empresa funcione correctamente debe estar bien estructurada, por lo que se aplican varios criterios de división, como los departamentos por funciones, áreas geográficas, productos o procesos.

Organización informal

Por otro lado, tenemos la organización informal, que es el conjunto de relaciones personales y sociales que no están preestablecidas por la dirección u organización de la empresa, pero que surgen espontáneamente cuando las personas se asocian entre si. Por lo general, es una consecuencia de las relaciones humanas naturales, la aparición de un líder espontáneo en asuntos extraempresariales y la existencia de problemas en la empresa que necesitan reclamaciones. Normalmente se origina cuando la organización formal no está bien definida.

Gestión

Una vez realizada la función de planificación y de organización, es necesario tratar de alcanzar los objetivos previstos, por lo que se recurre a la gestión o dirección. La dirección se define como tratar que las personas que forman parte de la empresa hagan las tareas necesarias para alcanzar los objetivos fijados. Para ello, hay varios niveles de dirección: gestión (cúspide), nivel intermedio y nivel de gestión (base).

Liderazgo

Para llevar a cabo estas funciones es necesario tener capacidad de liderazgo.

El liderazgo es la capacidad de una persona para influir, inducir, alentar o motivar a otras personas a llevar a cabo ciertos objetos, con entusiasmo y por voluntad propia. El liderazgo puede ser autoritario, democrático o liberal.

Cuando desea tomar una sola decisión, se utiliza la matriz de decisiones, que consiste en una tabla que contiene todos los elementos implicados en el proceso de toma de decisiones, de entro los que destacan las estrategias, los estados de la naturaleza, las desvinculaciones, y las predicciones de la probabilidad de que ocurran en cada caso.

Función de control

La función de control, detecta las desviaciones de las previsiones, con la intención de corregirlas antes de que se produzcan consecuencias negativas. Por tanto, el control consiste en verificar que todo va según lo previsto a la en concordancia con lo planificado, tanto en términos de objetivos generales como con respecto a los sub-objetivos más específicos. Existen varias técnicas de control, como la auditoría, el control presupuestario y las estadísticas.

Conclusión

En conclusión, el proceso administrativo incluye el conjunto de funciones y actividades orientadas a lograr los objetivos empresariales. Por tanto, requiere el ejercicio constante de ciertas responsabilidades gerenciales, que se denominan funciones administrativas. Estas funciones se clasifican en mecánicas (planificación y organización) y dinámicas (gestión o dirección y control).

La planificación consiste en fijar algunos objetivos, establecer estrategias para alcanzarlos, definir las políticas de la empresa y establecer criterios de decisión, siempre con la intención de lograr los objetivos de la empresa.

La organización consiste en diseñar una estructura en la que se definan todas las tareas que cada persona que forma parte de la empresa debe cumplir, así como su responsabilidad y autoridad. A continuación, la dirección es tratar de conseguir que las personas que forman parte de la empresa realicen las tareas necesarias para alcanzar los objetivos fijados.

Por último, controlar es comprobar que todo va según lo previsto, tanto en términos de objetivos generales como en lo que respecta a los sub-objetivos más específicos.

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