3.1 – Organización formal e informal de la empresa

En este post vamos a hablar de la organización formal e informal de la empresa. Además, explicaremos los diferentes modelos de organización formal, así como las circunstancias que propician el surgimiento de la organización informal.

Podcast:

Apuntes:

Introducción

El proceso administrativo es el conjunto de funciones y actividades que efectúa la administración de la empresa, orientadas a lograr los objetivos. Para conseguirlo son esenciales las funciones de administración, que hacen referencia a las actividades realizadas por los directivos de la empresa. 

Por tanto, la administración (representada por los gerentes de la empresa) ejecuta las funciones administrativas, que se dividen en cuatro grupos: planificación, organización, gestión o dirección y control.

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El proceso administrativo se divide en dos fases: mecánica y dinámica. La primera hace referencia a la parte teórica de la administración, en la que se establece lo que se debe hacer. A su vez se divide en la planificación (se plantea lo que se va a hacer) y en la organización (se analiza cómo se va a hacer). La segunda se refiere a la forma en la que se pone en práctica lo que se ha planeado, y se divide en gestión (determinar con qué y de que manera se va a hacer) y el control (determina cómo se ha realizado).

Desarrollo

Organización

La organización es la función que tiene como objetivo diseñar una estructura en la que se determinen todas las tareas que deben realizar los integrantes de la empresa, así como la responsabilidad y autoridad que tendrán. 

Para diseñar un buen sistema de organización, es necesario tener en cuenta varios aspectos. Entre estos destacan la jerarquía de los mandos, los objetivos destinados a cada nivel de mando, los canales de autoridad y las vías de comunicación (tanto horizontal como vertical).

La organización del trabajo hace referencia al conjunto de normas que pretenden coordinar los medios a disposición de la empresa (con los mínimos costes y esfuerzo posible) para que se cumplan los objetivos.

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Teorias de la organización

Los precursores de las teorías de la organización científica del trabajo fueron Taylor en Estados Unidos y Fayol en Francia. A raíz de sus teorías han surgido dos escuelas de pensamiento.

La primera es la de la organización del trabajo o taylorismo. Mediante la que se pretende racionalizar el trabajo, eliminando tiempos muertos y organizando las tareas que debería realizar cada trabajador. Esta escuela tiene el objetivo de aumentar la productividad y se aplica principalmente a la producción industrial.

La segunda es la escuela de las relaciones humanas. Esta teoría surge para dar solución a los problemas del taylorismo (monotonía del trabajo y cansancio de los trabajadores). Además, fue promovida principalmente por Elton Mayo. Se basa en fijar incentivos diferentes para los materiales y para los elementos de carácter social, poner atención en el trabajador (conseguir su estabilidad emocional) y ser consciente de que el ser humano no se puede programar como una máquina. 

Organización formal

La organización formal es la estructura definida en la que la empresa sitúa cada uno de sus elementos de la forma más conveniente. Para que sea efectiva es necesario que cada persona conozca el papel y la autoridad que tiene dentro de la organización. A la hora de organizar la estructura es necesario dividir el trabajo, para lo que se tienen en cuenta los criterios de división y de comunicación. En cuanto a los primeros, encontramos la división en departamentos por funciones, por zonas geográficas, por productos y por procesos.  Los segundos se dividen en relaciones lineales, relaciones de staff o equipo asesor y relaciones funcionales.

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Modelos de estructura organizativa

Existen varios modelos de estructura organizativa, entre los que la empresa debe escoger.

Modelo lineal

• Modelo lineal: basado en el principio de mando, mediante el que todos los miembros de la empresa dependen de un superior, quien les da órdenes y marca sus directrices. Cada persona está subordinada a un superior. Se aplica principalmente en empresas pequeñas o medianas, o empresas grandes con explotaciones simples o procesos de un solo producto (estructura rígida). Entre sus ventajas encontramos la simplicidad y facilidad para entenderse, y entre sus inconvenientes, la lentitud de las comunicaciones y la falta de especialización.

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Modelo funcional

• Modelo funcional: se basa en la presencia de especialistas que se dedican únicamente a una tarea específica dentro de la empresa. Todos los niveles inferiores están conectados con varios superiores, a su vez especializados en una función. Su finalidad es superar las limitaciones de la estructura lineal, ya que los empleados no dependen directamente de un superior inmediato. Por encima de los empleados puede haber varios superiores o directivos. Sus ventajas son que permite disponer de especialistas y que las comunicaciones se hacen directamente, sin intermediarios (la especialidad promueve las decisiones, no la jerarquía). Entre sus inconvenientes encontramos que los empleados pueden recibir órdenes de más de un superior, que pueden ser contradictorias.

Modelo de asesoramiento en línea

• Modelo de asesoramiento en línea:  se caracteriza por tener una estructura central jerárquica, con el soporte de los departamentos de asesoramiento, que únicamente tienen función asesora dentro de la empresa. Sus ventajas son que permite la intervención de especialistas y que sigue la relación de mando (cada persona recibe únicamente las órdenes de su jefe). En cuanto a sus desventajas, encontramos que las decisiones son lentas, que puede haber conflictos entre el personal, si los asesores se involucran en las decisiones que no les incumben, y que pueden ser costosos para la empresa.

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Modelo matricial

• Modelo matricial: es propio de las empresas industriales, y consiste en combinar como mínimos dos variables organizativas, enlazadas por medio de relaciones de autoridad. Se basa en una doble autoridad, en la que cada persona recibe instrucciones del director de su proyecto (horizontalmente) y del director de su departamento funcional (verticalmente). Su principal ventaja es que es una organización flexible (varía en función del proyecto), y su inconveniente es que es complicado coordinar a todos los integrantes de un proyecto.

Organización informal

Por otro lado, encontramos la organización informal, que surge entre los miembros de la propia empresa. Por tanto, se define como el conjunto de relaciones personales y sociales que no se establecen por la dirección de la empresa, sino que surgen espontáneamente de la asociación de dos o más personas. Las circunstancias que pueden provocar el surgimiento de la organización informal son: las relaciones naturales entre los miembros que no aparecen en el organigrama, la aparición de líderes espontáneos o la existencia de problemas en la empresa y la necesidad de reivindicarlos.

Conclusión

En conclusión, el proceso de administración de empresas consiste en ejecutar funciones administrativas, que son la planificación, la organización, la gestión y el control. La organización formal e informal de la empresa es la fase posterior a la planificación y tiene como objetivo diseñar la estructura de la organización que define las tareas asociadas a cada persona. A partir de aquí, surgen los conceptos de comunicación y organización del trabajo. La estructura se separa en la organización formal (estructura intencional definida e identificada en la que la empresa organiza cada uno de sus elementos) y la organización informal (conjunto de relaciones personales y sociales que no están preestablecidas por la dirección u organización de la empresa, pero que surgen espontáneamente cuando las personas se asocian entre sí).

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